Håll koll på avtalen – och spara pengar
Genom att ta kontroll över föreningens avtal kan styrelsen kapa kostnader. Ett systematiskt arbete gör det enklare att genomföra detta, och lättare att prioritera var man ska börja.
I tider då många föreningar behövt höja sina avgifter är varje besparing värdefull. Ett sätt att hålla nere utgifterna är att regelbundet se över föreningens avtal med leverantörer.
– Detta är en jätteviktig fråga. Har man inte koll på avtalen kan det bli ganska kostsamt när de förlängs automatiskt, kanske till andra villkor, säger Mia Holmqvist Andersson, leveranschef på Simpleko, som är ekonomisk förvaltare för bostadsrättsföreningar.
Samla avtalen på ett ställe
För att få till en bra avtalshantering är det bra att jobba systematiskt. Ett sätt är att använda ett digitalt verktyg där styrelsen registrerar avtalens innehåll, avtalstid och uppsägningstid. Sådana verktyg erbjuds ofta av ekonomiska förvaltare, om föreningen anlitar en sådan, men finns också som separata webbtjänster. Ofta kan man lägga upp automatiska påminnelser så att styrelsen i god tid får information om att ett avtal är på väg att löpa ut. Det gäller att påbörja processen minst ett par månader innan avtalstiden tar slut, så att föreningen inte står utan leverantör om man väljer att säga upp en tjänst.
Vill styrelsen inte använda en webbtjänst fungerar det att lägga upp avtalen i Excel, eller samla dem fysiskt i en pärm. Det viktiga är att nästa styrelse kan ta vid på ett enkelt sätt och dra nytta av det arbete som redan har gjorts.
Förhandla pris vart tredje år
En fråga att ta ställning till i arbetet med avtal är hur ofta föreningen ska utvärdera och omförhandla. Mia Holmqvist Andersson anser att vart tredje år är en bra frekvens.
– Jag tror inte att man tjänar så mycket på att hoppa runt för snabbt. Det är dessutom ett ganska stort jobb för styrelsen att byta leverantör.
De viktigaste avtalen att konkurrensutsätta brukar vara de stora, som fastighetsskötsel, ekonomisk förvaltning, försäkring och lån. Även elavtal kan vara en stor kostnad för föreningen, och det kan vara en trygghet att binda priset.
Att se över avtalen behöver inte alltid innebära att man gör en hel upphandling. Det kan löna sig att helt enkelt kontakta befintlig leverantör och fråga om det går att få ett bättre pris.
– Om styrelsen säger att föreningen är nöjd men vill att leverantören ser över priset kan det ofta finnas möjlighet för leverantören att effektivisera någon process.
I andra fall kan man spara pengar genom att förändra avtalets innehåll. Har föreningen exempelvis börjat sopsortera mer kanske man kan se över att minska volymen på sopkärlen, eller ha tömning mer sällan.
– I dag är alla pengar viktiga, säger Mia Holmqvist Andersson.
Se över avtalen i fem steg:
1. Skaffa överblick
Ta fram alla föreningens avtal och ta reda på hur länge de löper, hur lång uppsägningstiden är och vilket pris ni har kommit överens om. Kontrollera att beloppen ni betalar stämmer med avtalet.
2. Prioritera vad styrelsen ska jobba med
För att inte ta sig vatten över huvudet bör styrelsen välja ut några avtal att omförhandla, så att man inte försöker göra allt samtidigt.
– När man sitter med budgeten kan man upptäcka vilka kostnader som drar i väg och se över de avtalen i första hand.
3. Genomför upphandlingarna
För att få ett bättre pris behöver föreningen antingen omförhandla med befintlig leverantör eller göra en upphandling där man tar in offerter från flera aktörer. Det är viktigt att inte bara jämföra pris utan också se till innehållet i leveransen. När det gäller försäkringar är villkoren avgörande, och det kan vara skönt att ta hjälp av en försäkringsmäklare.
4. Skapa en struktur för avtalsarbetet
Fundera över hur ni kan ta vara på det arbete som nuvarande styrelse har gjort, och hur man bäst lämnar över till nästa. Det kan handla om att skapa ett dokument i Excel, eller att använda en webbtjänst med avtalshantering.
5. Glöm inte intäkterna
En annan typ av avtal som är bra att se över regelbundet är lokalavtalen, om föreningen har hyresgäster. Då behöver styrelsen hålla koll på när de löper ut och kan omförhandlas.
– Sedan behöver styrelsen alltid göra en avvägning mellan värdet av att höja hyran, och risken att hyresgästen säger upp sig och flyttar om det blir för dyrt, säger Mia Holmqvist Andersson.
"De viktigaste avtalen att konkurrensutsätta brukar vara de stora: som fastighetsskötsel, ekonomisk förvaltning, försäkring och lån."
